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2019年6月24日 (月曜日)

情報の性質を分類する

組織の活動においては、様々な情報が飛び交い、その情報を、受領した人から、必要な人へスムーズに移転させることが円滑な組織活動に不可欠です。ここで、上下の情報伝達、すなわち、現場から上位者への報告がなされるのは大前提ですが、上位者にのぼった情報が、必要な部署に落とされない、というのが一番多い問題パターンではないでしょうか。
この対策は主に2つあります。1つは関係者全員を登録したMLなどで情報をどんどん共有することです。しかし、このやり方では共有すべきでない情報までMLに流れたり、逆に受け手が情報の必要性に気づかずにスルーしてしまうおそれがあります。もう1つは、トップダウンで上位者が吸い上げた情報をしっかり担当部署に落とすこと。しかし、組織において上位者は大抵多忙で、こうした事務的な仕事はどうしても後回しになりがちな点で問題が残ります。
この問題、おそらくITがもう少し発達したら、ITが情報を認識したうえで、担当部署に自動配信してくれる仕組みにより解決してくれると思います。そのメカニズムは、情報の性質を認識し、当該性質から、当該情報が必要とされる場面、そして部署・担当者を割り出していくことになると思います。このメカニズムを事務担当者に任せることができれば、組織内の情報をうまく回遊させることができるはずです。
すなわち、情報の受領者は、情報受領時にその情報の性質を登録して上位者に報告し、上位者に報告された情報は事務担当者によってデータベース化され、性質毎に分類され、当該性質からマニュアルに則って担当部署に情報を落とし込むのです。例外的な判断を要する場面でのみ管理職の判断を仰ぐシステムを構築できれば、組織メンバーに大きな負担を課すことなく情報を適切に共有することが可能でしょう。
我々は日々膨大な情報に晒され、感覚的にこれを処理しています。手間が増えますがこれらの情報をその「性質」で分類する癖をつけることがでいれば、その情報を誰にパスすべき/すべきでないの判断が定型化され、結果的に早く正確な情報処理ができる一工夫になると思います。

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