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2018年11月26日 (月曜日)

終わりを決める

建物の前に置かれている掲示板には、時に有用な情報が拾えることもありますが、期限の過ぎたポスターが延々と掲示されていることもあります。こうした掲示板に何を掲示するかは一定の役職にある人が決めるはずですが、その際に「いつまで」掲示するかを決めていないから、期限切れのポスターがずっと貼られている事態が生じます。
これは掲示板の例ですが、たとえば我々個人の生活の中で、大切な事を忘れないよう、受信メールをトップに置いたままにしたり、受け取った手紙を机に置いたままにすることがありますが、期限を過ぎてもおきっぱなしにしていることが誰にでもあるのではないでしょうか。
情報管理は、何を管理するかが大事ですが、いつまで管理するかも大事です。これを決定しなければ大事だと判断した情報が、重要性を失ってもなお半永久的に管理されることになり、いろいろ不都合が生じます。
ですので、情報を管理する際には5W1Hをしっかり意識してどう保管するのか丁寧に細かく取り決めることが大事で、一見面倒ですが、これにより多くの情報を効率的に管理することができます。将来的に情報の電子管理ツールが発達すればこれは非常に簡単になるのかもしれませんが、現時点では自分の頭でこれを整理する必要があります。情報管理も急がば回れ。期限とか場所とか方法をきっちり最初に決める癖をつけることが最終的に効果の得られる大きな工夫となるでしょう。

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