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2018年2月 7日 (水曜日)

出欠確認は目的に合わせてアレンジ

組織で懇親会などの費用のかかる会合の出欠をとる人は大変です。しかし、いくら大変だからといってLINE投げっぱなしが言語道断であることは以前にも記載しました。
このような出欠の悩ましいところは、期日の少し前からキャンセルフィーが発生するが、その事をきちんと皆に伝えるのが困難な点にあります。とはいえ、社会人であれば、特定の日時の予定を予め確保するのが難しい状況はよくあります。
結局、キャンセルフィー発生時点で一応出欠はフィックスし、その時点で確定参加できない人は不参加とするのが一般的な対応になります。そこからのドタ参は店との交渉で、ドタキャンよりは揉める可能性が圧倒的に低いです。
ところが、ここで「参加者をできる限り増やしたい」という思惑があるとまた方針が変わってきます。出欠の確定が直前までできない人が多いのであれば、会場を、キャンセルフィーができる限り直前までかからない場所にすべきでしょう。
また、「参加者をできる限り増やしたい」のであれば、出欠確認担当者は全員にまめに電話で勧誘することは必須です。
このように、出欠確認という厄介な業務は目的によってどこまですべきか異なります。ただの事務作業であれば、期限までに返事なし=欠席で処理していってよいでしょうが、参加者を増やさなければいけないのであれば、出欠確認者が相当の汗をかく必要があります。
組織が有意義に動いていくためには、この出欠確認者のような、動きの鍵を担う人物が目的に合わせてどのように働くかが重要になります。宴会の出欠に限らず、組織の成長のためにメンバーを動かすことに惜しまず汗をかける人材はどのような組織にも重宝される存在でしょう。

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