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2014年9月20日 (土曜日)

業務効率改善のために全員が共有すべきルール

業務の効率が悪い、あるいは、もっと良くしたいと思う場合、まずは一番ボトルネックになっている部分をみつけ、そこを改善するのがセオリーです。
では、ボトルネックをどうみつければ良いでしょうか。多くの人は、業務量が少ない、段取りが悪いといった能力面のボトルネックを探しがちです。
しかし、人の能力は一朝一夕で伸びませんし、設備の能力改善には、多大な投資が必要です。
そうではなく、能力に注目するのではなく、人の、仕事に対する向かい方、意識づけの面で1つルールを共有することが大事だと私は思います。
そのルールとは、「ラインの仕事を自分のところで止めない」こと。
例えば、日中は、接客を優先し、決済事項は、夜に一般社員が帰社してから行うという社長さん。
あなたのところで、決済を止めてしまっていることで、すぐに決済する場合と比べ、1日、そのラインの仕事は遅れてしまいます。
複数の人を介して1週間で仕上げればよいという仕事。初めの人がこれを止めて6日目に次の人にパスすれば、後の人は時間制限の中でこれをこなすことになり、ミスを犯すリスクや、他の業務に支障をきたす危険が生じます。
「すぐにやれとは言われていない、だから自分の気が向いた時にすればよい」という考えを持つ人は団体でのラインの仕事には向きません。
自分の仕事に支障は生じさせていなくても、全社的に大きな損害を生じさせているかもしれないことを自覚すべきです。
サッカーやバスケでは、決してオフェンス側はボールを止めません。
ボールを回せば、カットされて攻撃権を失うリスクがあります。しかし、ボールを回さずにぼけっと待っていても、得点という成果には全くつながらないため、少しでも成果につなげるために、絶えずボールを回し続けるのです。
仕事でも、自分個人のところでは期限がなかったり、期限に余裕があったとしても、それを自分のところで止めていては何ら成果につながらず、かえってチャンスを失う危険にさらされます。
業務効率を改善しようとする場合、人の能力を見る前に、仕事を止めないという、仕事の取り組み方針をしっかり共有することが大事だといえるでしょう。

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