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2010年9月19日 (日曜日)

情報の伝え方

JCで私の所属する委員会が急遽、他の委員会の代表者を呼びだして意思疎通をはかる機会をもうけることになりました。

私がその責任者。

会合自体の準備をすすめるとともに、会合の案内も、直接その内容を転送すればよい状態で、電子メールで丁寧な案内文を書き、他委員会との折衝を担当する方に案内文を「このまま転送してください」とメールしました。

メールの内容は、なぜ会合が急遽開かれることになったのか、会合の内容、参加方法など、メールを読めばすべてわかるよう丁寧に案内し、太文字カラー文字でわかりやすく書いたつもりです。

転送依頼をした方は、JC活動に精通した忙しいベテランの方と、JCに入ったばかりの若手。

片方の方は、私の依頼通りにそのままメールを転送いただきましたが、もう片方の方は、その方の言葉で要訳して、結果的に全く別の案内をしてしまいました。

その結果、別の案内を受けた方に「話が違う」とのクレームを受ける結果となりました。

これはビジネスの場面でもありうることです。

自分は内容を完全の理解しているけれども、相手は理解しておらず、その相手自身に理解してもらう必要はない。

この場合、自分が完全な連絡をし、仲介者は単なる手足として、そのまま情報を流してもらえばよいです。

事務員にFAX送信を依頼する場合、自分で完全な文章を完成し、事務員はただそれを送るだけ、というのがベストです。

これが、なまじ仕事ができ仕事をかかえている人に頼むと、今回の件のように善意の改編を行い、結果、コミュニケーションを阻害します。

法律事務所の現場でもしばしば

ベテラン事務員の方がイソ弁よりも使えるが、

給料はベテラン事務員<イソ弁

という逆転現象が起きます。

自分がやる仕事の内容を理解しなくてよい場合でも、発信者の意図に沿った活動をするかどうかが唯一無二の結果です。

仕事を回す側はそれをふまえ、相手を選ぶべきですし、

仕事を受ける側は、何を求められているかをふまえたうえで、ベストな仕事を心掛けなければならないでしょう。

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