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2010年4月24日 (土曜日)

話は短く端的に、メールは情報を余すことなく

1日の仕事のスケジューリングを一番狂わせるのはかかってくる電話です。

電話は先方の都合でかかってくるため、こちらの状況次第では、なかなかうまく対応できない場合もあります。

仕事がたまっているのは、朝と夕方が多いので、昼の電話には丁寧な応対ができるのですが、この時間帯にかかってくると、必ずしもすべてに対応できなかったりします。

最近、不況や将来への不安が原因なのか、小さいことにすごくこだわったり、相手への不満を繰り返したり、「長電話」が非常に多くなっていると感じます。

30分以上の電話は、弁護士の執務に及ぼす影響も大きいですし、そこまで長く話をする必要がないことがほとんどです。

法律事務所の敷居の高さを感じず、気楽に話してもらえるのはよいことですが、電話のやりとりはあくまで簡略な打ち合わせや交渉なので、短く端的にまとめることも大事だと思います。

むげに断るわけでもなく、うまくその方向にみちぃびいて、スムーズに情報交換したいと思うことが増えてきました。

これに対して、メールで相談される方は非常にありがたいです。

こちらの手のあいた時間で、しかも、わからないことはきちんと調べて回答できるので、「あのとき、先生がこう行ったから・・」というトラブルも避けられます。

しかし、メールの問題点は微妙なニュアンスをうまく伝えられないことと、こちらの表現を相手方がどれだけ理解したか確認できないことです。

それゆえ、電話と違い、簡略なレポートを書く感じで、言葉を尽くして、情報を盛り込み、伝えたいことを余すことなく表現する必要があります。

情報が多い分には、受け手の方で適当に読み飛ばすでしょうし、場合によっては読み飛ばしてはいけない部分を強調することもできます。

というわけで、電話は簡潔に、メールは詳しく、が、情報伝達のあるべき姿だと思いますし、私も気をつけながら、これをすすめていきたいと思います。

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