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2007年4月 5日 (木曜日)

書留のススメ

情報時代の中、情報管理の仕方に注意を払う必要が高まっています。

郵便事故の増加や、FAXの誤送信など、簡易な情報伝達の手段は、常に情報漏洩の危険を伴いつつあります。

そうした情勢の中、私宛に届く仕事書類のうち、普通郵便ではなく書留郵便で届くものが増えていることに気づきました。

郵便事故の可能性は交通事故の可能性よりも遙かに低いものだとは思いますが、それでも事故が発生してしまえば、弁護士は一定の責任を負わねばならなくなります。

そういうことも考えると、私も、重要な個人情報を含む書類や、1通しかない原本書類を送付するときは、本人にとりに来てもらうか、書留郵便で送付することにしました。

我々弁護士よりも多くの情報を管理している大手消費者金融業者が取引履歴や原本書類の送付のために書留郵便を利用したり夜間のFAX受信を制限する等して、適正な情報管理、コンプライアンスシステムを確立しつつあるのをみれば、法を守るべき我々もしっかりとその体制を整えなければならないと思います。

書留で送付すれば、届いていないとの反論を封じられ、安心して次のステップに入れます。

逆に、書留で送られてきた書類は、直ちに中身を確認し、処理・管理する必要があるでしょう。

弁護士作成書面を相手方に送付するときは、内容証明郵便を多用しますが、それと同様に重要書類を送付する際は、費用をケチらず、書留でしっかり処理すべきだと思い、最近昼休みは必ず郵便局による日々が続いています。

弁護士同士の書面のやりとりの際は、ほとんどがFAXで済ませますが、それは弁護士の情報管理体制への信頼あってのこと。

情報管理体制を疑われるようなことのないよう、常に情報は丁寧に扱っていきたいと思います。

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